擁抱數位工作環境,重新定義工作模式

過往,多數人認為科技就是 IT 部門的專業領域,與自己的距離很遙遠,實際上,我們每個人都在體驗數位化辦公帶來的改變。

科技的進步推動工作環境變革

近年來,手機、平板等行動裝置的使用比例快速攀升,加上多數生產力應用軟體如檔案協作、溝通、email等皆能在任何時間、地點,跨設備使用,企業辦公設備與員工自有裝置間的界線愈趨模糊,研究機構將這類情境歸納為一個新辦公趨勢-Digital Workspace 數位工作環境。Gartner 認為,數位工作環境指的是藉由終端體驗來提升員工參與度及靈活度;英國科技觀察家進一步提出「以人為本的技術革新」概念,將協作、查找與分享、溝通與參與、商務應用、敏捷辦公等五大內部服務,定義為數位工作環境的核心價值。當公用與私人已難以切割,如何順應趨勢推動內部變革,是企業面臨的新挑戰。

數位工作環境的應用

2007 年賈伯斯在蘋果發表會上宣告,「Apple 將重新定義手機」,迎來革命性的產品 iPhone,11年後的今天,我們看到智慧型手機鋪天蓋地改變人們的生活習慣,無論食衣住行育樂,當然,也包含工作環境的樣貌。行動裝置覆蓋性高、沒有空間與時間的限制,是數位工作環境蓬勃發展的利基,數據顯示,導入數位工作環境概念的企業,在業務、營運和財務領域均有顯著的效益提升,那麼,什麼樣應用可以讓我們的辦公變得更聰明呢?

行動商務

  • 檔案同步到雲端,外出時可透過行動裝置取得雲端分享連結,將檔案分享給專案同仁或合作廠商等,資料往來不再受到地區、儲存媒體、資料大小的限制。
  • 辦公室內使用電腦撰寫重要報告,外出時亦可跨裝置編輯存放在雲端上的資料,善用外出洽公的零碎時間。
  • 外勤人員藉由行動裝置配對出符合客戶需求的提案,透過超商雲端列印將紙本輸出,客戶簽署完畢可立即拍照或掃描回傳內部審核系統,大幅縮短過往紙本文件來往的漫長等待期。

團隊協作

  • 當檔案需要團隊共同編輯時,將同仁通通拉近群組,大家共同編輯一份檔案,不會再有檔案因為mail來mail去,導致版本不一致的困擾,同時減少資料傳遞往返時間。
  • 透過線上會議與溝通軟體,團隊成員即時溝通無時差。

簽核流程數位化

  • 簽核流程數位化是檔案協作以外常見的數位工作應用,由於高階主管與外勤人員經常性的不在辦公室,導致文件審核流程時常延宕,當企業將核心工作流程數位化,例如常見的 ERP、CRM、BPM 等,不進辦公室也能快速搞定電子簽核,加速作業流程、整合企業資源、縮短決策與反應時間,發揮敏捷辦公的效用。

資安議題是行動辦公的下一個決勝點

iThome 2018 企業資安大調查指出,近 6 成的企業認為員工資安意識不足的威脅,比駭客更大!追求便利及效率的同時,安全性議題對企業營運更是重要的檢核點。舉例來說,若員工選擇透過 Dropbox、Google Drive 等公有雲服務進行企業檔案分享或線上編輯,這些出了企業管控大門的檔案分享行為,等同無法監管的安全漏洞,分享的檔案越多,代表企業暴露的風險值也越高。一款好的企業檔案分享系統,能替組織建立一個便利與安全兼具的分享空間,讓檔案輕鬆分享之餘大幅提升安全性。

為您的辦公環境數位化程度打分數?

華碩雲端具備深厚的雲端技術底蘊,為企業提供建構數位轉型的最佳基礎建設平台,打造出兼顧「效能」與「安全」的數位工作環境解決方案,要讓科技為企業所用,不再因資安疑慮而錯失轉型先機。同時,華碩雲端亦正進行「數位工作環境大調查」活動(https://www.surveycake.com/s/edQg6),敬邀共同參與,探索數位工作環境趨勢並檢核企業轉型進度。